Niniejszy artykuł to wynik wielu projektów i konsultacji jakie prowadzimy dla Urzędów Administracji Samorządowej. Poniżej przedstawiamy szereg praktycznych uwag i wskazówek jak projektować opisy stanowisk pracy w Urzędach Administracji Samorządowej.

Posiadamy liczne doświadczenia z pracy w takich Urzędach jak: Starostwo Poświstowe, Urząd Gminy, Urząd Miasta, Urząd Marszałkowski.

W Urzędach obowiązujące przepisy, specyficzna organizacja pracy oraz przedmiot merytoryczny pracy - wykształtowały odpowiednie praktyki w zakresie budowania opisów stanowisk pracy.

Należy pamiętać, iż Urząd musi dokładnie określić zakres zadań, wymagania i wszelkie formalne sprawy związane ze stanowiskiem pracy

Jakie elementy opisu stanowiska pracy najczęściej są projektowane w Urzędach?

Cześć I - Dane identyfikacyjne stanowiska pracy

Formularz opisu w Urzędach Administracji Samorządowej w zakresie danych identyfikacyjnych dla opisów stanowisk pracy najczęściej posiada następujące dane:

Rekomendowane elementy identyfikacyjne w opisie stanowiska:

• Nazwę stanowiska pracy – często wynika z zapisów w regulaminie organizacyjnym Urzędu. Nazwa stanowiska pracy jest różnie definiowana w Urzędach. W Urzędach o nowoczesnym podejściu do polityki personalnej nazwa jest dwuczłonowa i odzwierciedla poziom hierarchii i obszar specjalizacji np. Inspektor ds. rozliczeń finansowych. W pozostałych przypadkach często jest to jeden człon np. Inspektor.

• Nazwa Urzędu, nazwa komórki organizacyjnej, nazwa pionu organizacyjnego – to dane identyfikujące stanowisko, całkowicie powiązane ze strukturą organizacyjną Urzędu. Opis stanowiska pracy w Urzędzie musi dokładnie określać o jakie stanowisko pracy chodzi. Często mamy stanowiska o tej samej nazwie lub bardzo podobnej w różnych komórkach organizacyjnych i z różnym zakresem zadań.

• Identyfikacja kategorii zaszeregowania lub zakresu kategorii wynikający z rozporządzenia jest często, lecz nie zawsze podawany. Urzędy, które posiadają uporządkowaną politykę płacową często podają tę informację. Najczęściej jest to poprzedzone procesem wartościowania stanowisk i przypisanie właściwej kategorii zaszeregowania dla poszczególnych stanowisk. Należy pamiętać, iż stanowiska o tej samej nazwie w różnych komórkach organizacyjnych mogą mieć inną wartość. Przykładowo: Inspektor – Komórka organizacyjna FR i Inspektor – komórka PU. Nazwa stanowiska jest taka sama, a wartość może być inna.

• Ścieżka kariery zawodowej oraz inne obszary zarządzania personalnego stanowiska pracy takie jak: wymagane szkolenia, rozwój, ocena okresowa – są identyfikowane w nielicznej ilości Urzędów. Decydują się na to jedynie Urzędy o uporządkowanych strukturach formalnych takich jak płace i systemy szkoleniowe, systemy oceny okresowej. W tym obszarze: dane identyfikacyjne możemy spotkać jeszcze kilka rożnych identyfikatorów stanowiska pracy. Podano najczęściej spotykane.

Wymagania kwalifikacyjne, kompetencje i predyspozycje

Cześć II Wymagane kwalifikacje i predyspozycje

Identyfikacja wymaganych kwalifikacji w Urzędzie – zarówna Administracja Państwowa jak i Administracja Samorządowa – identyfikacja tych danych jest bardzo istotna. We worach i formularzach opisów stanowisk pracy w Urzędach najczęściej spotykamy:

• wymagane wykształcenie,
• wymagane doświadczenie zawodowe,
• szczególne uprawnienia,
• predyspozycje,
• kompetencje,
• inne wymagania związane z pracownikiem.

Należy pamiętać, iż przepisy definiują minimalne wymagania w zakresie wykształcenia i doświadczenia zawodowego – nie wolna nam ich zmieniać, ale możemy doprecyzować wymagania lub podać inne szczegółowe oczekiwania. W tym miejscu jest popełnianych wiele błędów – definicje z pozoru poprawne pod względem formalnym, ale nie doprecyzowane prowadzą do konfliktów w polityce personalnej i rozwoju pracowników.

Zadania i obowiązki na opisywanym stanowisku

Część III. Zadania i obowiązki pracownika

 
Zasadnicza cześć każdego opisu stanowiska pracy także i wzoru dla opisu stanowiska w Urzędzie to:

• Zadania główne realizowane na stanowisku pracy oraz zadania pomocnicze wynikające ze specyfiki i charakteru opisywanego stanowiska pracy.
• Wymagana samodzielność i podejmowane decyzje to kolejne ważne identyfikacje stanowisk pracy w Urzędach Administracji Samorządowej. Dla urzędnika jest bardzo ważne jaka jest jego samodzielność i decyzyjność na zajmowanym stanowisku pracy.
• Ten obszar jest uznawany w wielu Urzędach za najważniejszy i decydujący o wartości i odpowiedzialności stanowiska.

Charakter pracy na opisywanym stanowisku

Cześć IV Charakter pracy na zajmowanym stanowisku

Charakter stanowiska pracy to dane specyficzne o sposobie pracy:

• zastępstwo pracownika,
• zastępstwo innego stanowiska pracy,
• czas pracy,
• kontakty zewnętrzne.

Informacje te pozwalają nam określić z kim kontaktuje się Urzędnik, jak często i na czym polega ten kontakt. Jest to jeden z prostszych modułów opisu. Ma znaczenie podczas wartościowania stanowisk pracy w Urzędzie oraz podczas oceny Urzędników. Małe znaczenie dla kompleksowej polityki personalnej.

Odpowiedzialność, pełnomocnictwa na opisywanym stanowisku

Cześć V Odpowiedzialność pracownika

Moduł odpowiedzialności we wzorze opisu stanowiska pracy jest po zadaniach jednym z najważniejszych dla opisów stanowiska pracy w Urzędach. Trudno wyobrazić sobie Urząd, Starostwo Powiatowe, Urząd Gminy lub Urząd Miasta, który by nie dbał o zakresy odpowiedzialności na opisywanych stanowiskach pracy. Każdy Urzędnik odpowiada za wyniki swojej pracy i podejmowane decyzje. W naszych wzorach podkreślamy jedynie te, które mają szczególny charakter lub są najważniejsze.

Powyżej podany formularz opisu stanowiska pracy dla Urzędu Administracji Samorządowej jest przykładem. Stanowi zbiór najczęściej wybieranych obszarów definiowania wymagań na stanowiskach pracy w Urzędach. Tu warto nadmienić iż Urzędy Administracji Państwowej mają swoje wzory zalecone przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów.

Co decyduje o dobrym opisie stanowiska w Urzędzie?

Rys. 01. – czynniki sukcesu opisów w Urzędach.

Do czynników sukcesu zalicza się:

• świadomość Urzędu i chęć konkurencji pracowników na rynku,
• chęć motywacji dobrych Urzędników i pomocy dla osób słabszych zawodowo,
• funkcjonowanie poprawnego systemu motywacji płacowej – różnicującego rzeczywistą wartość pracownika. Wysokość wynagrodzenia zależy od kwalifikacji i efektów pracy, a nie od innych niezwiązanych z pracą czynników. /Wiele nowoczesnych Urzędów rozumiejąc zmiany rynkowe i przewidując przyszłość na rynku pracy podejmuje działania zwiększające konkurencyjność jako pracodawca oraz atrakcyjność warunków zatrudnienia/,
• kwalifikacje kadry kierowniczej i osób zarządzających – najlepsze wzory opisów nie działają jeśli kadra ich nie stosuje,
• wiedza o budowaniu i zarządzaniu opisami – brak doświadczenia w budowaniu opisów powodował u wielu naszych Klientów poważne problemy. Ich rozwiązanie trwało czasami nawet kilka miesięcy.

Opis stanowiska pracy to „mini strategia”, jeśli można tak to nazwać, funkcjonowania Urzędnika i jego roli – błędy w formularzach, treści, spójności, profilach oraz wymaganiach powodują, że nowe systemy opisów nie są w stanie poprawnie działać.

Dlaczego opisy nie zawsze funkcjonują w Urzędach?

Składa się na to zazwyczaj kilka czynników najważniejsze z nich to:

• przerost zatrudnieniaw Urzędzie i obawa przed identyfikacją tego stanu,
• brak systemu motywacyjnego dla Kadry Kierowniczej – tak aby stosować opisy i wymagać to co w nich jest zawarte,
• słabe zarządzanie personalne i brak umiejętności wykonania opisów – formularz opisu i przykłady ich wykonania to niezbędne minimum do projektu. Koniczna jest ponadto wiedza w zakresie motywacji, rozwoju, kreowania postaw, budowania zespołów itd., aby opracować poprawne opisy dla całej komórki organizacyjnej a następnie dla całego Urzędu.

Rys. 02. – czynniki utrudniające funkcjonowanie opisów w Urzędach.

Takich Urzędów jest już na szczęście bardzo niewiele. Poziom zarządzania personalnego w ostatnich latach bardzo się podniósł. Efektem tego są liczne projekty realizowane w zakresie nowoczesnych systemów motywacji płacowej, motywacji pozapłacowej, poprawy organizacji pracy, poprawy procesów komunikacji i zarządzania, systemy efektywnego rozwoju i szkoleń.

Ocena pracownika w wielu Urzędach ma postać nowoczesnych akademii rozwoju i zarządzania talentami. Pojawiają się projekty poszukiwania i kreowania liderów.

Podsumowanie:

Dobre opisy stanowisk pracy zawierają:

• identyfikację w strukturze organizacyjnej,
• zadania, obowiązki,
• odpowiedzialność, decyzje, pełnomocnictwa,
• kwalifikacje, uprawnienia, kompetencje, predyspozycje,
• ocenę pracy, ocenę wiedzy i efektów pracy.

Zapraszamy do zapoznania się z innymi artykułami na naszej stronie o podobnej tematyce.


Autor:
Sebastian Trzaska
Dyrektor ds. Projektów Dordczych
ANACCO  Doradztwo Strategiczne i Szkolenia Biznesowe

Jeśli chcielibyście skomentować ten artykuł napiszcie do nas:
publikacje@anacco.pl