Jak funkcjonuje opis stanowiska pracy w nowoczesnej polityce personalnej?

Opis stanowiska pracy jest w nowoczesnej polityce personalnej absolutnie koniecznym narzędziem.
Formularz opisu stanowiska pracy oraz dobre praktyki związane z projektowaniem opisów będą podstawą analizy w niniejszym artykule.
 
Pamiętajmy o tym jaki jest rzeczywisty cel opisów stanowisk pracy. Jak opisy są powiązane z celami biznesowymi Organizacji. Jak opis wpływa na bieżące wyniki pracy, a jak na efekty długotrwałe.

Zlecenie wykonania określonej pracy ewaluowało od formy ustanej, poprzez formę pisemną umowy z pracownikami, aż do bardzo profesjonalnych opisów stanowisk pracy. Ewolucja również dotyczy dbałości o zasoby ludzkie, które te zadania realizują. Od łatwo wymiennego elementu bez szczególnie ważnego znaczenia do partnerstwa i roli strategicznej zatrudnianego pracownika.

Rys. 01. - Ewolucja definiowania zadań – jak wykształcił się profesjonalny opis stanowiska pracy.

 Rys. 02. - Jak ewoluowała rola zasobów ludzkich w realizacji zadań /wykonywanej pracy/.

Jakie cele powinien spełniać dobry opis stanowiska pracy?

Dore rady ekspertów w zakresie projektowania opisów stanowisk pracy skłaniają do zalecenia następujących obszarów projektowania opisu:

1. Identyfikacja stanowiska w strukturze organizacyjnej – formularz opisu stanowiska pracy – cześć I.
2. Zakres oczekiwanej pracy na danym stanowisku / zadań, czynności/.
3. Wymagane kwalifikacje formalne – niezbędne do prawidłowej realizacji pracy na tym stanowisku.
4. Identyfikacja profilu kompetencji wymaganych na stanowisku.
5. Zasady oceny efektywności i oceny rozwoju pracownika na zajmowanym stanowisku pracy.

Jakie powinny być elementy w formularzu opisu stanowiska pracy?

Rys. 03. – Wzór opisu stanowiska pracy - główne obszary merytoryczne definiowania.
Nowoczesny formularz opisu stanowiska pracy – najlepsze praktyki.

Jaka była ewolucja opisów na przestrzeni minionych lat? Co się zmieniało?

Dużym zmianom podlegał sam formularz opisu stanowiska pracy, wzór opisu. Tak samo zmieniało się podejście do opisów i dobre praktyki w zakresie tworzenia opisów stanowisk pracy.
Zasadniczo ewolucja wzoru opisu stanowiska pracy wyglądała w następujący sposób:

• zakres czynności,
• instrukcja stanowiskowa,
• karta stanowiskowa,
• karta taryfikacyjna,
• opis stanowiska – dokładne identyfikacyjne dla zadań, czynności i odpowiedzialności,
• opis stanowiska – projekty rozwojowa,
• opis stanowiska – projekty rozwojowe i efektywnościowe.

1. zakres czynności – dokument prosty definiujący głównie zadania, czynności i odpowiedzialność pracownika - formularz prosty, ale treść zazwyczaj bardzo szczegółowa,
2. instrukcja stanowiskowa – dokument stosowany na stanowiskach produkcyjnych, technicznych – zazwyczaj określanych jako praca fizyczna. Dotyczy obsługi stanowiska, maszyny, sposobu produkcji,
3. karta stanowiskowa – to dokument stosowany podobnie do instrukcji, karta stanowiskowa ma jednak wiele wersji pod tą samą nazwą – mogą to być proste zadania lub dobrze rozwinięty opis stanowiska. Najczęściej dokument ten jednak definiował zadania, czynności i odpowiedzialność na stanowisku pracy – tu różnica względem zakresu czynności jest duża ponieważ zakres dotyczył pracownika, a tu pojawia się standaryzacja na poziomie stanowiska pracy,
4. karta taryfikacyjna – dzisiaj dość archaiczny dokument – był rozwinięciem dla taryfikatorów kwalifikacyjnych. Opisywano zadania, czynności, odpowiedzialność, ale również podejmowano próby definiowania wymagań na danym stanowisku. Często spotykana w latach 80/90 /do połowy lat 90-tych/. Dokument silnie związany z projektami wartościowania pracy. Często powstawał łącznie z tym procesem,
5. opis stanowiska pracy – to narzędzie już kompleksowe do zarządzania pracownikiem i prowadzenia polityki personalnej. Początkowe opisy /dotyczy fazy rozwoju Organizacji i jej świadomości oraz potrzeby zarządzania zasobami ludzkimi/ były bardzo skoncentrowane na weryfikowaniu pracy i jej kontroli – były zatem bardzo dokładne i szczegółowe, następnie opisy ewaluowały aby pomagać w rozwoju pracowników, awansach, indywidualnym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Pojawiają się opisy z modułami kwalifikacyjnymi, kompetencyjnymi, posiadają profilowanie wymogów kompetencyjnych, są obszary definiowania ścieżek karier zawodowych, obszary zarządzania wiedzą itp.

Identyfikacja stanowiska pracy w strukturze organizacyjnej - co zawiera formularz?

Rys. 04. - Wzór opisu stanowiska pracy – obszary analityczne dla identyfikacji miejsca w strukturze organizacyjnej.

 Aby profesjonalnie zarządzać pracownikiem potrzebujemy dokładnych informacji takich jak:

• nazwa stanowiska pracy /dokładnie wszystkie człony/ np. specjalista ds. finansów, kierownik działu szkoleń i rozwoju, itp. Pierwsza część nazwy definiuje miejsce w hierarchii organizacyjnej /rodzinie stanowisk, rodzinach funkcjonalnych awansów/, druga część określa obszar funkcjonalny, merytoryczny realizacji pracy, rodzinę stanowisk, itp.

Kreowanie nazwy stanowiska pracy

Jest to bardzo istotne dla dalszego postępowania podczas tworzenia opisu. Jeśli są przeszkody formalne, strukturalne, dla których nie możemy zastosować czytelnych jednoznacznych nazw stanowisk pracy – należy to skorygować definiując odpowiednio cel istnienia stanowiska, a w ślad za tym pozostałe obszary opisu.

• nazwa i kody komórek organizacyjnych. Istotny obszar w większych Organizacjach gdzie występuje powtarzalność nazw stanowiska pracy w różnych komórkach organizacyjnych, a zakres zadań i często celu stanowiska jest różny.

• miejsce w strukturze organizacyjnej. Zazwyczaj pokazywane jako mini /fragment struktury organizacyjnej/ – bardzo ładnie wygląda w opisach, choć zdaniem ekspertów nakład pracy dla wykonania i modyfikacji mini schematów jest nie współmierny z efektami zarządczymi. Często jeśli jest ten element w opisie stanowiska pracy – ujmowany jest definicją opisową, a nie graficzną. Niektóre organizacja mają system elektroniczny generowania opisów i w takim systemie schematy „aktualizują się same”.

 Rys. 05. Identyfikacja stanowiska w strukturze organizacyjnej.

Zakres zadań, obowiązków i odpowiedzialności na stanowisku pracy – co powinien zawierać?

Najlepsze praktyki w opisywaniu stanowisk pracy wykazują, iż zasadniczą częścią każdego opisu stanowiska pracy jest zdefiniowanie zadań, czynności i obowiązków wymaganych na danym stanowisku pracy. Najczęstsze elementy definicji tej części to:

1. zdefiniowanie celu istnienia stanowiska pracy,
2. zdefiniowania zadań wymaganych na stanowisku,
3. zdefiniowanie uprawnień, odpowiedzialności.

Ta część opisu stanowiska pracy jest kluczowa dla poprawności identyfikacji pozostałych elementów, do identyfikacji jego wartości oraz wymogów dotyczących oceny pracownika na zajmowanych stanowisku. Podczas prowadzonych audytów i projektów stwierdzamy w około 70% błędy w tym obszarze. Zazwyczaj jest to błąd metodologii wykonania opisu.

Rys 06. Wzór opisu stanowiska pracy – obszary analityczne dla zakresu oczekiwanej pracy na danym stanowisku

Eksperci w tym zakresie radzą, aby zadania i obowiązki definiować czytelnie i w uporządkowanej kolejności. Wykonaliśmy ponad 50 tyś opisów stanowisk pracy dla naszych klientów i bardzo ważne jest przyjęcie odpowiedniej metodologii wykonania i przygotowania Organizacji na taki projekt.

Ponieważ często wydaję się on prosty pomijanych jest wiele elementów i bardzo dobrze wyglądające opisy nie funkcjonują prawidłowo. Dotyczy to procesów rekrutacji, ustalania wartości stanowiska pracy, szkoleń i rozwoju, a nader często procesów oceny i awansu w Organizacji.

Dobrą praktyką opisywania stanowisk pracy jest podział na zadania kluczowe i uzupełniające
Bardzo pomocne podczas wyceny stanowisk, tworzenia grup projektowych oraz oceny i rozwoju pracownika. W tym celu konieczny jest poprawny schemat organizacyjny /najlepiej aktualny regulamin organizacyjny/. Jeśli Firma go nie posiada lub jest w fazie dynamicznego rozwoju zaleca się monitorowania i badania procesów, często mapowanie procesów.

Jak definiować wymagania formalne na stanowisku?

Wymagania formalne w opisie stanowiska pracy to bardzo ważny element rekrutacyjny i oceny formalnych wymogów na stanowisku pracy. Często jest to element oceny wartości stanowiska pracy.

Wymagane kompetencje

Kryteria oceny pracy pracownika na zajmowanym stanowisku

Definicja obszarów wymaganych kompetencji i zalecanych obszarów oceny jest bardzo trudna i wymaga dużej wiedzy i praktyki. Wpisanie powszechnych standardów takich jak: komunikacja, zdolności lidera, praca w zespole – to przestarzały i nieefektywny model. Należy zaprojektować model kompetencyjny w organizacji i na jego podstawie przejść do definiowania profili kompetencyjnych na stanowiskach pracy.

Podsumowanie:

Opis stanowiska pracy jest podstawą do następujących procesów personalnych:

• planowanie zatrudnienia,
• rekrutacja i selekcja kandydatów,
• adaptacja pracownika do stanowiska i kultury organizacyjnej,
• rozwój i szkolenia,
• ocena i weryfikacja pracy,
• wynagrodzenia,
• przemieszczenia organizacyjna,
• komunikacja organizacyjna i strukturalna.

Nowoczesny opis powinien definiować:

• oczekiwany zakres i sposób pracy,
• wymagania kwalifikacyjne i kompetencyjne,
• sposób ponoszenia odpowiedzialności, pełnomocnictw, reprezentacji,
• zasady oceny opisanej pracy,
• inne moduły specjalne/procesowe.

Więcej na ten temat przeczytacie w artykułach o budowaniu kompetencji w opisach stanowisk pracy.
Polecam inne analizy wzorów opisów i przykłady formularza opisu.



Autor:
Sebastian Trzaska
Dyrektor ds. Projektów Dordczych
ANACCO  Doradztwo Strategiczne i Szkolenia Biznesowe

Jeśli chcielibyście skomentować ten artykuł napiszcie do nas:
publikacje@anacco.pl